Beranda » Memanfaatkan Dropbox untuk Kolaborasi Data

Memanfaatkan Dropbox untuk Kolaborasi Data

Mungkin sudah tidak aneh lagi bahwa kita bisa menyimpan file-file penting kita di “awan” alias cloud – dan yang lebih memudahkan lagi, file-file tersebut bisa akses di berbagai perangkat seperti smartphone, tablet dan tentunya PC.

syncbox_transparent

Salah satu layanan penyimpanan file “awan” yang mamang kebetulan sudah cukup lama gunakan adalah Dropbox. Sebetulnya bukan masalah apa-apa sih, cuma karena dropbox menyediakan software klien untuk Ubuntu Linux – jadi tinggal pakai saja.

Bagaimana sebetulnya Dropbox bisa membantu kolaborasi data baik untuk personal maupun kerja team?

Mungkin beberapa dari para pembaca sudah pernah melakukan “file sharing” melalui Windows File Sharing ataupun Samba pada Linux Desktop. ?Nah, konsep file sharing pada dropbox ini tidak jauh berbeda – hanya saja sharing beroperasi melalui server dropbox di internet.

Untuk memanfaatkan layanan Dropbox (gratis mulai dari 2GB sampai 16GB melalui ‘sedikit usaha’), kita harus membuat akun dulu di dropbox sambil mendownload software client sesuai dengan perangkat dan sistem operasi yang digunakan (PC,?Tablet atau Smartphone -?Windows, Linux, Mac, Android, dll). ?Untuk itu kita hanya perlu pergi ke www.dropbox.com.

Setelah selesai menginstall software klien dropbox, maka pada komputer kita secara default akan dibuatkan folder Dropbox (biasanya pada komputer dengan sistem operasi Windows akan dibuat pada folder My Documents, dan pada komputer dengan sistem operasi Linux biasanya pada Home folder user ybs). ?Nah, setiap file yang kita simpan dalam folder dropbox?dan folder yang kita buat dalam folder dropbox ini akan secara otomatis di sinkronisasi ke server dropbox. ?Karena itu, harus hati-hati – jangan menyimpan file yang terlalu besar dalam folder dropbox ini karena akan menggunakan bandwidth dalam sinkronisasi nya.

Bagaimana memanfaatkan sinkronisasi dropbox ini untuk kolaborasi team?

Contoh kasus : si A bekerja mengisi data pada lembaran spreadsheet di Bandung. ?Lembaran spreadsheet ini perlu dilihat perkembangan pengerjaannya oleh atasan si A yang berada di Jakarta – katakanlah bernama si B. ?Si A dapat menggunakan dropbox dengan cara menyimpan file pekerjaannya pada folder di dalam folder dropbox – katakanlah folder “laporan” sehingga struktur foldernya akan sbb :

My Documents\Dropbox\Laporan\Laporan Harian.xls

Setelah menyimpan file nya di folder dropbox, si A dapat men’share’ folder tersebut dengan cara mengklik kanan folder tersebut dan memilih menu Dropbox -> Share This Folder

Maaf contohnya dalam sistem operasi Linux – mungkin dalam Windows akan sedikit berbeda.

Workspace 1_004

Setelah itu, seharusnya si A akan diantarkan ke halaman web Dropbox untuk memasukkan alamat email dari si penerima ‘sharing’, misalnya ke mangmemed

Laporan   Dropbox

mangmemed(at)gmail(dot)com akan menerima pemberitahuan mengenai sharing ini dan tinggal mengklik “View Laporan” untuk dibimbing secara otomatis mempersiapkan dropbox di komputernya dan secara otomatis pula akan ada folder “Laporan” dalam folder dropbox setelah selesai proses instalasi dropbox.

received

Setelah ini, mangmemed alias si B akan dapat melihat pembaharuan file terakhir yang dikerjakan oleh si A setiap saat si A menyimpan pekerjaan spreadsheet nya – dan akan ada semacam notifikasi pada icon dropbox di komputer masing-masing setiap ada pembaharuan atas file tertentu dalam folder dropbox.

Selain itu, si B juga bisa melihat / memeriksa isi folder dropbox nya dari smartphone – jadi kalau sedang kena macet di perjalanan bisa tetap memeriksa hasil pekerjaan team nya.

android_splash

Jadi – cukup memudahkan bukan?

Mungkin ini juga menarik

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *